ネガティブな印象のあるPTAや子ども会。いつまでも変わらない古い運営方法もマイナスなイメージを与える理由の1つではないでしょうか。
共働き世帯が増え、仕事に子育て、家事と忙しい中でのPTA運営には疑問を感じている方も多いはず。
定期的に集会所へ集まり話し合い、役員は紙でのお便りを印刷し、各家庭へ配布。
こういった運営方法はまだまだ変化せずに残っている自治体も多いのが現状。
運営方法を変えたくても、役員全員が便利なツールをスムーズに受け入れられるわけではないというのも、変えるのが難しい部分ではないでしょうか。
私自身も3期連続役員となったものの、できれば静かに任期を終わらせたい……。しかし、面倒な作業はなるべく減らし、効率化もしたいと思いながら役員になりました。
コロナ禍の影響もあり、集まっての会議が困難になったここ数年。
話し合いや会議はLINEでのやり取りが増加しました。
PTAや子ども会の運営も、今こそ効率化を進めるチャンスなのでは？と、紙で配布していた文書はLINEで共有。会議も実際に集まるのではなく、なるべく集まる回数を減らし、資料にコメントしてもらうやり方へチェンジ。
一定数の役員さんから「急にやり方を変えたら難しいことはわからない！」という不満が出るのでは……?と不安でしたが、わりとスムーズに受け入れてもらえました。
こんなにスムーズならもっと早く取り入れれば良かったと思うほど……。
そんなアナログ運営だったPTA・子ども会が少しずつ変化した様子をお伝えします。
当時のPTA・子ども会の配布物状況
私が役員をしていたのはPTAと子ども会。どちらもお便りは役員が作成後にプリントして各世帯へ配るというものでした。
子ども会の場合は、直接会員の自宅にポスティングするので役員の負担はなかなかのものでした。
子ども会の紙の配布が減るだけでもすごく楽になる！とまずはこの紙の配布物を簡単にすることから取り入れてみることにしました。
タイミング良く、子ども会やPTAではグループLINEやオープンチャットでの連絡が定着していたころでした。
LINEならパソコンがない家庭にも文書を送りやすいです。
まずは、役員と子ども会のメンバーの意見を聞いてみないことには始まりません。
世の中デジタル化が当たり前になっているとはいえ、全員が便利なツールをスムーズに受け入れられるわけではありません。中には「デジタル」という言葉だけでなんとなく難しそうと感じる方もまだまだ一定数いるのは事実です。
反対派の意見は？
紙のお便りを廃止してデジタル化したいことを伝えてみると、昔からある方法は安心感があり、新しく覚えるのが不安という意見も実際にありました。
そういった方には紙の配布をデジタル化することの良さをいくつかお伝えしました。
プリンターのインク代、コピー用紙代の削減につながりコスト面でもメリットは大きいこと。
他にも役員自身も子育て中の親であること、子ども会運営が効率化されれば結果的に役員も家族との時間が増えることに繋がります。
今後運営を続ける上で役員の負担が減らないと、役員に立候補する人がますます減る可能性があることなどを伝えました。
使い慣れている人にとっては、なぜ使わないのかと思われることも、まったく利用しない人にとっては試すことすらも不安だということが反対派の人の意見を聞いてわかりました。
取り入れてみてわからないことや、不安なことがある場合は個別で私自身が対応することも伝え、納得してくれました。
やっとアナログ運営が少し変われそう
全体的にこういった否定的な意見は少数派で、ほとんどの方はすぐに賛成してくれました。
提案する前にある程度、反対意見が出た場合にどのように伝えるかシミュレーションしておいたのが良かったのかもしれません。
実際に私自身もそこまで詳しいわけではないので、詳しい方にデジタル化へのアドバイスをどんどんしてほしいことなどを伝えると、こんな方法もあるよと前向きな意見が多く出ていたのも良かったです。
この最初の発言が1番緊張する場面でしたが、他の役員の励ましもありなんとかデジタル化への第一歩を踏み出しました。
紙で配布していた文書をPDFで共有
そんなわけでまずは小さな前進、紙での配布をやめることからスタート。
紙で1件1件ポスティングするのをやめて、文書はPDF化してLINEで送信することにしました。
今回効率化する上で活躍してもらったツールがあります。Adobe Acrobat オンラインツールというPDFツールです。
さまざまな便利ツールがある中で、PDFの生みの親であるアドビなら安心して使用できます。
操作性も良く、使い方ページなどを見なくてもサクサクと作業を進められる部分も気に入っています。私のようなITツールを使い慣れていない主婦にも取り入れやすいです。
「WordをPDFに変換」機能を使えば、WordをPDFに変換するのもあっという間です。
もちろんパソコンで作業をする時もありますが、Acrobat オンラインツールはアプリをインストールする必要がないので、パソコンだけでなくスマホでも作業できるのも魅力。
わざわざパソコンを開く必要もなく、家事や料理の途中でも作業しやすいのは主婦にはかなり嬉しいポイントです。
以前はダイニングテーブルいっぱいに配るお便りが散乱して、家事に手が回らないなんてこともありましたが、今は作っておいたWordをキッチンで調理の途中にPDF化。そのままLINEで送信するだけなんてことも。
PDF化することで相手の環境に関わらず文字化けなどもせず閲覧できます。
紙での配布がなくなったことで役員の負担が確実に減ったので、役員からは喜びの声がたくさん聞けました。また、役員以外の保護者からもスマホからお便りを見返しやすくなり、外出先からも内容の確認が可能になったと好評でした。
当初デジタル化に不安を感じていた方からも、好意的なメッセージをもらえて取り入れて良かったです。
そこから子ども会だけでなく、PTA運営にも広がり役員のグループLINEではPDFでのやり取りが定着しました。
簡単な話し合いは書類上に書き込む
PTAや子ども会運営で面倒な印象を与える内容の1つに頻繁な集まりもあるのではないでしょうか。
私の地域では、重要な会議は年に3回ほどですが、それ以外に書類作成などの集まりが月に1回はありました。
作成する書類の内容を他の役員とすり合わせが必要な為、役員数人と集まり一緒に作業をするという流れでした。休日はなかなか予定が合わず、集まる時間は平日の夕方や夜が多く、1番家事が慌ただしくなる時間でこれがなかなか大変…。
この書類作成の話し合いもAcrobat オンラインツールで効率化することに。
作成した文書をPDFで送信、PDFを編集で追記したい内容や修正部分などを直接書き込みます。
見る側も送る側も内容の把握がしやすく行き違いもなくスムーズです。
これならわざわざ、お互いのスケジュールを合わせて集まる必要もありません。
自分たちのタイミングでPDFの編集作業を進められるので、グッとストレスが減りました。
毎年更新が面倒な在籍名簿も自宅で簡単に
私の地域では会員の在籍名簿というものが存在していて、その更新作業も役員の仕事の1つでした。以前はわざわざ保管してある在籍名簿を確認しに行く必要があり、これまた面倒でした。
今はPDFで送られてきたその在籍名簿を、「PDFをWordに変換」機能を活用して作業しています。難しい作業なくあっという間に変換できるので、スピーディーに編集作業に移れます。
Adobe Acrobat オンラインツールで効率化
今までの方法を変えるというのはエネルギーを使いますが、面倒な作業を減らしたいとずっと感じていたので、アナログ運営なPTA・子ども会が少しだけデジタル化に近づいたことはとても嬉しかったです。
今回ご紹介した私が使ってみた機能
「PDFを編集」
全て無料で利用できました。
他にもPDFを結合やPDFを分割などの便利な機能も今後使いみちがありそうです。
こういったPDFに関する機能がブラウザ上でサクッと利用できます。（一部ログインが必要な機能もあります。）
アプリをインストールしなくてもよく、難しい操作もなく直感的に作業できるので、普段ITツールに使い慣れていないという方にも便利ですのでぜひお試ししてみてくださいね。
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